Von der Bedarfsanalyse bis zum ersten Arbeitstag: Diese Punkte verhindern typische Pannen.
Kurz gesagt
Klären Sie zuerst Bedarf, Netzwerk und Notruf. Datenschutz, Betriebsrat und Vertragsfristen gehören vor die Bestellung. Planen Sie Rufnummernportierung und Schulung mit einem Rückfallplan für den Umstellungstag.
Was klären Sie vor der Bestellung?
Viele Pannen entstehen nicht durch die Technik, sondern durch fehlende Vorbereitung. Diese Punkte sollten vor dem Kauf geklärt sein:
- Bedarf: Welche Anrufe, Abteilungen und Sonderanschlüsse wie Fax, Aufzug oder Türsprechstelle gibt es?
- Netzwerk: Trägt der Internetanschluss die Telefonie? Sprache braucht Vorrang vor Downloads und Backups.
- Notruf: Hinterlegen Sie für jeden Standort die Adresse beim Anbieter. Eine USV für Router und Switches überbrückt kurze Stromausfälle.
- Verträge: Prüfen Sie Laufzeiten und Kündigungsfristen der alten Verträge.
Was ist rechtlich zu klären?
Der Betriebsrat ist die häufigste Stolperfalle. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG haben Sie bei technischen Einrichtungen mit Überwachungspotenzial mitzubestimmen, etwa bei Verbindungsdaten. Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein. Lassen Sie die Details fachlich prüfen.
Dazu kommen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und das Verbot unbefugter Aufnahmen nach § 201 StGB. Praxen und Kanzleien prüfen zusätzlich § 203 StGB.
Was kostet es, und wie gelingt der Umstieg?
Richtwerte aus Marktangeboten, Stand 2026. Konkrete Angebote können abweichen.
| Posten | Richtwert |
|---|---|
| Cloud-Telefonanlage | ca. 5–30 € pro Nutzer und Monat |
| On-Premise-Anlage für kleine Unternehmen | ca. 500–5.000 € einmalig |
| IP-Telefone | ca. 50–400 € pro Stück |
Geringwertige Wirtschaftsgüter gelten bis 800 € netto, Stand Ende Oktober 2026. Ein Vorschlag des Bundesrats auf 1.200 € ist nicht beschlossen.
Rufnummern portieren Sie mit exakten Inhaberdaten und mehreren Wochen Vorlauf. Der Umstellungstag braucht einen ruhigen Wochentag und einen Rückfallplan. Nach § 59 TKG darf eine Unterbrechung grundsätzlich nicht länger als einen Arbeitstag dauern.
Quellen
- Ebner Stolz: Stellungnahme des Bundesrats zum Entwurf des Jahressteuergesetzes 2026 (abgerufen 10/2026)
- § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte (gesetze-im-internet.de)
- § 59 TKG – Anbieterwechsel und Rufnummernmitnahme (gesetze-im-internet.de)
- PKF: Jahressteuergesetz 2026 – aktueller Stand im Gesetzgebungsverfahren
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung einer neuen Telefonanlage?
Für ein kleines Büro mit Cloud-Anlage reichen oft zwei bis vier Wochen. Bei mehreren Standorten, On-Premise-Technik oder Betriebsvereinbarung sind zwei bis vier Monate realistisch.
Muss der Betriebsrat einer neuen Telefonanlage zustimmen?
In vielen Fällen ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, üblich ist eine Betriebsvereinbarung.
Kann ich meine Rufnummern zur neuen Telefonanlage mitnehmen?
Ja. Nach § 59 TKG haben Sie Anspruch auf Rufnummernmitnahme, direkte Entgelte dafür dürfen Endnutzern nicht berechnet werden.