Lizenzen, Telefone, Installation und Wartung: So setzen sich die Kosten zusammen und so vergleichen Sie Angebote fair.
Kurz gesagt
Eine Cloud-Telefonanlage kostet typischerweise 5 bis 30 Euro pro Nutzer und Monat, Telefone kosten 50 bis 400 Euro pro Stück. Eine eigene Anlage für kleine Unternehmen liegt bei 500 bis 5.000 Euro Anschaffung. Vergleichen Sie Gesamtkosten über fünf Jahre.
Wovon hängt der Preis ab?
Drei Dinge bestimmen den Preis: die Nutzerzahl mit dem Betriebsmodell (Cloud, eigene Anlage oder Mischform), die Endgeräte und die Funktionen wie Warteschleifen oder CRM-Anbindung. Ein Tarif für 6 Euro ohne Mobilfunk-Flatrate und ohne Warteschleife ist am Ende nicht günstiger als einer für 15 Euro mit allem, was Sie täglich brauchen. Alle Preise sind Netto-Richtwerte (Stand Herbst 2026).
Cloud oder eigene Anlage über fünf Jahre
Die Beispielrechnung nutzt angenommene Werte: Cloud-Lizenz 15 Euro pro Nutzer und Monat, Telefone à 150 Euro, 60 Monate.
| Mitarbeitende | Cloud 5 Jahre | On-Premise 5 Jahre |
|---|---|---|
| 10 | ca. 11.500 € | ca. 9.900 € |
| 50 | ca. 55.500 € | ca. 36.200 € |
Bei zehn Nutzern liegen beide Modelle nah beieinander. Bei 50 Nutzern wächst der Abstand, weil die Cloud-Kosten linear mit der Nutzerzahl wachsen. Die eigene Anlage braucht dafür jemanden, der Updates und Sicherheit verantwortet. Angenommen, Ihre IT braucht zwei Stunden pro Monat zu 60 Euro. Dann sind das über fünf Jahre 7.200 Euro zusätzlich auf der On-Premise-Seite.
Diese Kosten werden oft übersehen
- Netzwerk: PoE-Switches und ausreichender Upload für Sprache.
- Sonderanschlüsse: Fax, Aufzugsnotruf und Alarm hängen manchmal noch am alten Anschluss.
- Doppelte Laufzeiten: Der alte Vertrag läuft nach dem Wechsel weiter.
- Sicherheit: Ein einziger Missbrauchsfall über ein Wochenende kann mehr kosten als mehrere Jahre Wartung.
Vergleichen Sie Angebote auf fünf Jahre Gesamtkosten, mit Einrichtung, Portierung und Schulung als eigenen Zeilen.
Häufige Fragen
Was kostet eine Telefonanlage für ein kleines Büro mit 5 Mitarbeitenden?
Für fünf Arbeitsplätze rechnen viele Unternehmen im ersten Jahr mit etwa 2.000 bis 5.000 Euro. Headsets, DECT-Telefone und Anbindungen an Ihre Software verändern das Budget deutlich.
Ist eine Cloud-Telefonanlage immer günstiger als eine eigene Anlage?
Nein. In den ersten Jahren ist die Cloud meist günstiger, bei vielen Nutzern und langer Nutzungsdauer kann eine eigene Anlage über fünf Jahre gerechnet aber günstiger sein.
Kostet die Mitnahme meiner Rufnummern beim Anbieterwechsel extra?
Nach § 59 Abs. 7 Telekommunikationsgesetz dürfen Endnutzern dafür keine direkten Entgelte berechnet werden. Kosten können aber indirekt entstehen, etwa wenn der alte Vertrag bis zum Ende der Laufzeit doppelt bezahlt wird.