Telekommunikationsberatung: Erreichbarkeit und Systemwahl richtig planen

Für wen ist eine Telekommunikationsberatung sinnvoll?

Die Telekommunikationsberatung richtet sich an Unternehmen, die nicht nur einen Tarif oder ein Gerät tauschen wollen, sondern grundsätzlich klären möchten, wie sie telefonieren. Oft sind das Geschäftsführer, Office-Manager oder IT-Verantwortliche, die merken, dass die Telefonie mit dem Unternehmen nicht mitgewachsen ist.

Typische Ausgangslagen:

• Anrufe versanden: Ein Anruf klingelt bei einer Person, die gerade im Gespräch ist, und landet dann auf einer Mailbox, die niemand abhört.
• Der Empfang ist der Engpass: Alle Gespräche laufen über eine Stelle, die gleichzeitig Besucher empfängt und Post bearbeitet.
• Homeoffice ist eine Notlösung: Mitarbeitende rufen vom privaten Handy zurück, Kunden sehen fremde Nummern.
• Wachstum ohne Konzept: Neue Abteilungen oder ein zweiter Standort wurden angebaut, ohne den Rufnummernplan anzupassen.
• Systemfrage offen: Die alte Anlage steht vor dem Ende, und intern gibt es unterschiedliche Meinungen zu Cloud, eigener Anlage oder Teams.

Ist bereits klar, dass nur ein Vertrag ausläuft, ist unsere Vertragsberatung oft der schnellere Einstieg. Die Telekommunikationsberatung setzt eine Ebene höher an.

Was wir in der Telekommunikationsberatung prüfen

Wir betrachten Ihre Telefonie aus zwei Blickwinkeln: aus Sicht der Anrufenden und aus Sicht der Mitarbeitenden. Daraus entsteht eine Checkliste, die wir in jedem Projekt abarbeiten und an Ihre Situation anpassen.

Erreichbarkeit und Anrufwege

• Welche Rufnummern sind öffentlich bekannt, und wohin führen sie?
• Wie viele Anrufe kommen zu welchen Tageszeiten, und wie viele gehen verloren?
• Gibt es Rufgruppen, Warteschleifen oder ein Sprachmenü, und sind sie verständlich?
• Was passiert in der Mittagspause, nach Feierabend und an Feiertagen?

Arbeitsplätze und Arbeitsweise

• Wer telefoniert am Tisch, wer mobil, wer im Homeoffice?
• Welche Funktionen werden wirklich genutzt, etwa Heranholen, Makeln oder Besetztlampenfelder?
• Wo braucht es schnurlose Telefone, etwa in Lager, Werkstatt oder Praxisräumen?

Systemlandschaft

• Alter, Hersteller und Update-Status der bestehenden Anlage
• Anbindung an Microsoft 365, CRM oder Branchensoftware
• Art des Anschlusses an das Telefonnetz und Zahl gleichzeitiger Gespräche

Rahmenbedingungen

• Budget, gewünschter Zeitpunkt und laufende Verpflichtungen
• Anforderungen an Datenschutz, Aufzeichnung oder Betriebsrat
• Wer die Telefonie künftig im Haus betreut

Unser Vorgehen in fünf Schritten

1. Auftaktgespräch: Wir klären Ziele, Beteiligte und den Rahmen. Dieses Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
2. Ist-Aufnahme: Wir sichten Konfiguration, Rufnummernplan und Endgeräte, idealerweise mit Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche Ihrer Anlage. Dazu kommen kurze Interviews mit den Personen, die am meisten telefonieren.
3. Anforderungsprofil: Aus den Gesprächen entsteht eine priorisierte Liste. Wir trennen dabei klar zwischen „muss“, „wäre schön“ und „brauchen wir eigentlich nicht“.
4. Variantenvergleich: Wir stellen zwei bis drei Systemvarianten gegenüber, zum Beispiel eine Cloud-Telefonanlage (etwa Placetel oder Telekom Cloud PBX), eine Anlage im eigenen Haus oder Telefonie über Teams. Jede Variante bewerten wir mit Kosten, Aufwand und Risiken.
5. Zielbild und Fahrplan: Sie erhalten eine Empfehlung und einen Umsetzungsplan, der Vertragsfristen, Rufnummernportierung und Schulung berücksichtigt.

Typische Verbesserungen und Risiken

Einsparungen sind in der Telekommunikationsberatung nicht das einzige Ziel, aber oft ein Nebeneffekt. Typisch sind Lizenzen für Nutzer, die längst ausgeschieden sind, oder Funktionen, die bezahlt, aber nicht eingerichtet sind. Wie viel sich einsparen lässt, hängt stark vom Ausgangszustand ab. Seriös beziffern können wir das erst nach der Ist-Aufnahme.

Mindestens genauso wichtig ist die Erreichbarkeit. Eine gut geplante Anrufverteilung sorgt dafür, dass weniger Anrufe unbeantwortet bleiben und Kunden schneller die richtige Person erreichen. Das ist schwer in Euro zu fassen, wirkt sich aber direkt auf Umsatz und Zufriedenheit aus.

Auf der Risikoseite sehen wir regelmäßig diese Punkte:

Ehrlich gesagt: Nicht jede Schwäche rechtfertigt ein neues System. Manchmal genügt eine bessere Konfiguration der vorhandenen Anlage.

Drei Fragen, die Sie vorab selbst beantworten können

Bevor Sie uns oder einen anderen Dienstleister ansprechen, lohnt ein kurzer Selbsttest. Er zeigt, wie groß der Handlungsbedarf ist:

1. Wissen Sie, wie viele Anrufe pro Tag unbeantwortet bleiben? Die meisten Anlagen können das auswerten. Ist die Zahl unbekannt, ist das bereits ein Befund.
2. Kann jemand außer einer bestimmten Person eine Ansage oder Rufumleitung ändern? Wenn nicht, hängt Ihre Erreichbarkeit an einem einzelnen Menschen.
3. Wann hat Ihre Anlage das letzte Update erhalten? Liegt das mehr als ein Jahr zurück oder ist es unbekannt, sollte der Update-Status geklärt werden.

Wenn Sie alle drei Fragen sicher beantworten können und mit den Antworten zufrieden sind, ist eine umfassende Telekommunikationsberatung vermutlich nicht nötig. Dann reicht es oft, gezielt einzelne Verträge oder Lizenzen zu prüfen.

Wann wir von einem Systemwechsel abraten

Unabhängige Beratung heißt auch, einen Wechsel nicht zu empfehlen, wenn er sich nicht trägt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Ihre Anlage noch mehrere Jahre vom Hersteller gepflegt wird, die Verträge erst später auslaufen und die Probleme vor allem in der Konfiguration liegen. Ein Wechsel kostet nicht nur Geld, sondern auch Aufmerksamkeit: Mitarbeitende müssen geschult werden, Abläufe ändern sich, und in der Umstellungsphase entstehen Reibungsverluste.

In solchen Fällen empfehlen wir einen Zwischenschritt: Die bestehende Anlage wird aufgeräumt, Rufgruppen und Ansagen werden neu geordnet, und für den späteren Wechsel legen wir einen Zeitpunkt fest, der zu den Vertragsfristen passt. So vermeiden Sie einen überstürzten Austausch und haben trotzdem einen Plan.

Was Sie am Ende erhalten

• eine Darstellung Ihrer heutigen Anrufwege, verständlich auch für Nicht-Techniker
• ein abgestimmtes Anforderungsprofil mit Prioritäten
• einen Variantenvergleich mit einmaligen und laufenden Kosten über mehrere Jahre
• eine begründete Empfehlung inklusive der Option „bestehende Anlage optimieren“
• einen Umsetzungsfahrplan mit Meilensteinen und Abhängigkeiten

Die Unterlagen sind so aufgebaut, dass Sie damit auch Angebote anderer Dienstleister einholen können.

Zusammenspiel mit den anderen Beratungsfeldern

Die Telekommunikationsberatung ist häufig der Ausgangspunkt, von dem aus wir in einzelne Felder tiefer einsteigen:

• Ob der Anschluss die geplante Lösung trägt, klärt die Internetberatung.
• Ob Netzwerk, PoE und DECT-Abdeckung ausreichen, prüft die Infrastrukturberatung.
• Welche Endgeräte zu den Arbeitsplätzen passen, klärt die Hardwareberatung.
• Wie Smartphones eingebunden werden, behandeln wir in der Mobilfunkberatung.

Einen Überblick über alle Felder finden Sie auf der Seite Telefonanlagen-Beratung.

Von der Beratung zur laufenden Anlage

Auf Wunsch setzen wir das Zielbild selbst um. Einen Vergleich der beiden Cloud-Optionen bietet der Ratgeber Placetel oder Telekom Cloud PBX. Einen Vergleich der beiden Cloud-Optionen bietet der Ratgeber Placetel oder Telekom Cloud PBX. Einen Vergleich der beiden Cloud-Optionen bietet der Ratgeber Placetel oder Telekom Cloud PBX. Wir installieren und richten die Telefonanlage ein, portieren Ihre Rufnummern und schulen Ihre Mitarbeitenden. Steht ein Systemwechsel an, begleiten wir die Migration über die Seite Telefonanlage erneuern. Danach übernehmen wir auf Wunsch Wartung und Support, sodass Beratung, Umsetzung und Betrieb in einer Hand bleiben.

Möchten Sie wissen, wo Ihre Telefonie heute steht? Vereinbaren Sie eine kostenfreie Erstberatung über unsere Kontaktseite.