Eine Praxis telefoniert anders als ein Büro, und deshalb zählen die Kanäle mehr als die Köpfe.
Kurz gesagt
Eine Cloud-Telefonanlage für die Arztpraxis kostet typischerweise 10 bis 20 Euro pro Nutzer und Monat, dazu Endgeräte und Einrichtung. In unseren Beispielrechnungen liegt eine Einzelpraxis über fünf Jahre bei rund 160 Euro im Monat, eine Gemeinschaftspraxis bei rund 370 Euro.
Eine Arztpraxis erlebt morgens zwischen acht und zehn Uhr einen Ansturm: Viele Anrufe kommen gleichzeitig herein, am Empfang wird parallel telefoniert, getippt und Patienten aufgenommen. Das Budget hängt deshalb weniger an der Zahl der Mitarbeitenden als an den gleichzeitigen Gesprächen.
Warum Kanäle das Budget treiben
Ein Sprachkanal ist eine gleichzeitige Verbindung nach außen. Wartende Anrufer und Sprachboxen belegen Kanäle, ein KI-Assistent ebenfalls, sofern er hinter Ihrer Anlage läuft. Eine Weiterleitung nach extern belegt sogar zwei. Zu wenige Kanäle bedeuten: Patienten hören trotz Warteschleife das Besetztzeichen.
Was die Praxis über fünf Jahre kostet
Die Beispiele rechnen mit angenommenen Werten, netto, Stand 2026:
| Position | Einzelpraxis | Gemeinschaftspraxis | MVZ (2 Standorte) |
|---|---|---|---|
| Nutzer | 6 | 15 | 45 |
| Summe über 5 Jahre | 9.600 € | 22.230 € | 65.690 € |
| rechnerisch pro Monat | ca. 160 € | ca. 370 € | ca. 1.095 € |
Wer nur mit dem Lizenzpreis von 15 Euro plant, unterschätzt das Budget um 60 bis 80 Prozent. Endgeräte, Einrichtung und Backup gehören dazu. Die Kostenlogik aller Anlagen steht im Kostenratgeber.
Vor dem Angebot klären
- PVS-Anbindung: Lassen Sie sich von beiden Herstellern schriftlich bestätigen, welche Version unterstützt wird und was sie kostet.
- KI-Telefonassistent: Er kostet je nach Anbieter zusätzlich etwa 40 bis 500 Euro monatlich. Testen Sie ihn, bevor Sie lange binden. Mehr im Ratgeber KI-Telefonassistent im Unternehmen.
- Datenschutz: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht. Außerdem sollte der Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet sein, denn § 203 StGB erstreckt die Schweigepflicht auch auf mitwirkende Dienstleister.
- Rechtsfragen: Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung. Die abschließende Bewertung gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer fachkundigen Kanzlei.
Erst wenn Ihre Abläufe stehen, holen Sie Angebote ein.
Quellen
Häufige Fragen
Wie viele Sprachkanäle braucht eine Arztpraxis?
Als Faustregel gilt ein Kanal pro telefonierendem Arbeitsplatz plus zwei bis drei Reservekanäle. Wartende Anrufer belegen ebenfalls Kanäle, und eine Weiterleitung nach extern sogar zwei.
Ist eine Cloud-Telefonanlage für die Arztpraxis datenschutzrechtlich zulässig?
Grundsätzlich ja, wenn ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt und der Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Die abschließende Bewertung gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer fachkundigen Kanzlei.
Was passiert mit der Praxisnummer bei einem Anbieterwechsel?
Die Rufnummern lassen sich in der Regel zum neuen Anbieter mitnehmen. Nach § 59 TKG dürfen Endnutzern dafür keine direkten Entgelte berechnet werden, und die Unterbrechung soll höchstens einen Arbeitstag dauern.