Telefonate mitzuschneiden klingt einfach, ist rechtlich aber eines der heikelsten Themen der Telefonie.
Kurz gesagt
Gespräche dürfen in der Regel nur aufgezeichnet werden, wenn alle Beteiligten vorher informiert sind und aktiv einwilligen, etwa per Tastendruck. Heimliche Aufnahmen können nach § 201 StGB strafbar sein. Wertpapierdienstleister sind dagegen zur Aufzeichnung bestimmter Gespräche verpflichtet.
Strafrecht, Datenschutz, Arbeitsrecht und Branchenrecht greifen ineinander, und jede Ebene hat eigene Maßstäbe. Technisch ist die Aufzeichnung ein Häkchen in der Anlage, rechtlich ist es nie nur das.
Heimlich ist tabu
Nach § 201 StGB ist das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes strafbar, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Geschäftsgespräche sind geschützt. Auch Mithören kann Persönlichkeitsrechte verletzen, das Bundesverfassungsgericht hat das 2002 festgestellt. Schalten Sie den Lautsprecher deshalb nur mit Hinweis an das Gegenüber ein.
KI-Transkription gilt meist als Aufnahme, weil Tools das Audiosignal zumindest kurz zwischenspeichern.
Einwilligung, die hält
Die Datenschutzkonferenz hat am 23. März 2018 festgehalten: Der Gesprächspartner muss vor dem Start gefragt werden und eindeutig zustimmen. Ein Hinweis mit Widerspruch durch Auflegen reicht nicht. So geht es:
- Kurze Ansage mit Zweck und Speicherdauer.
- Aktive Wahl, etwa Taste 1 für Ja.
- Wer nicht zustimmt, wird ohne Aufnahme verbunden.
- Die Zustimmung wird mit Zeitstempel gespeichert.
Bei ausgehenden Gesprächen fragt die Mitarbeiterin mündlich, und das „Ja“ wird mit aufgezeichnet. Ein Menü dafür beschreibt der Ratgeber zum IVR-Sprachmenü.
Speicherfristen und Betriebsrat
Aufzeichnungen dürfen nur so lange bleiben, wie der Zweck es erfordert. Pflichten sehen längere Fristen vor: Wertpapierdienstleister bewahren nach § 83 WpHG fünf Jahre auf, die BaFin kann um zwei Jahre verlängern. Im Pflichtbereich dürfen die Aufnahmen nicht zur Mitarbeiterüberwachung dienen.
Eine Aufzeichnungsfunktion fällt typischerweise unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne Beteiligung des Betriebsrats sollten Sie nichts einführen. Mehr dazu im Ratgeber Betriebsrat und Telefonanlage.
Oft reicht eine schriftliche Gesprächsnotiz. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsanwalt, denn dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
Quellen
- StGB § 201: Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
- DSK-Beschluss vom 23.03.2018: Aufzeichnung von Telefongesprächen (veröffentlicht von der LfD Niedersachsen)
- GDD: Kurzpapier 4 – Gesprächstranskription (Stand Januar 2026)
- WpHG § 83: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
- BetrVG § 87: Mitbestimmungsrechte
Häufige Fragen
Reicht die Ansage „Dieses Gespräch wird aufgezeichnet“?
Nach Auffassung der Datenschutzkonferenz nicht. Anrufende müssen vor Beginn gefragt werden und aktiv zustimmen, etwa durch ein ausgesprochenes Ja oder einen Tastendruck.
Wie lange darf ich Gesprächsaufzeichnungen speichern?
Nur so lange, wie der Zweck es erfordert. Wertpapierdienstleister müssen nach § 83 WpHG fünf Jahre aufbewahren, auf Anordnung der BaFin auch länger.
Ist KI-Transkription dasselbe wie eine Aufzeichnung?
Rechtlich oft ja. Die meisten Transkriptionsdienste speichern das Audiosignal zumindest kurz zwischen, dann gelten dieselben Anforderungen an Information und Einwilligung.